mehr als 200.000 Gäste
geschultes Personal
Strategien für alle Eventformate
Professionelles Sicherheitsmanagement für Ihr Event
Langjährige Erfahrung für Veranstaltungs-Sicherheitskonzepte
Wenn Sie Ihre Veranstaltung in unsere Hände geben, möchten wir Ihnen ein entspanntes Ambiente liefern – dazu gehört auch die Sicherheit.
Sicherheitsmanagement erinnert häufig an Türsteher, die grimmig dreinschauen und nicht sonderlich freundlich sind. Das dieses nicht so sein muss und auch lange nicht alles zum Thema Sicherheit ist, würden wir Ihnen gerne zeigen. Die Gewährleistung Ihrer geschlossenen Veranstaltung und damit das Sicherstellen der Privatsphäre ist wohl im Hinblick auf die Sicherheit der nachvollziehbarste Punkt. Haben Sie sich aber auch schon Gedanken um einen Aufbau des Mobiliars unter Beobachtung der relevanten Notausgangs-Situation gemacht, Laufwege der Besucherströme und Fluchtwege analysiert und Evakuierungsplänen erstellt? Auch Meldeketten, Sanitäter und Treffpunkte außerhalb der Location gehören zu einem abgerundeten Sicherheitskonzept dazu.
Klingt alles viel und umständlich? Fragen Sie uns um Hilfe! Wir spielen alle erdenklichen Szenarien durch und entwickeln Ihr persönliches Sicherheitskonzept. Teilen Sie uns Ihre Bedenken mit und wir garantieren Ihnen ein stressfreies Event für Sie, indem wir diskretes, aber geschultes Personal minimalistisch einsetzen.
- Rechtliche Aspekte
Sie planen eine öffentliche oder geschlossene Veranstaltung und wissen nicht was Sie für Sicherheitsauflagen beachten müssen? Wir setzen uns für oder mit Ihnen mit der Versammlungsstättenverordnung auseinander und beraten sie auch bei komplexen Situationen.
- Diversität
Sind Securitys eigentlich immer harte Kerle? Nein! Es hat sich gezeigt, dass Frauen oft deeskalativ besser auf verstimmte Personen einwirken können. Auch gibt es Situationen, in denen Schutzpersonen gleichen
Geschlechts bessere Ansprechpartner sind und das berücksichtigen wir.
- Qualität
Durch unsere Partner haben Sie Zugriff auf geschultes Personal mit den Qualifikationen U40, §34a oder Fachleute für Schutz und Sicherheit. Bei Bedarf vermitteln wir auch Supervisoren, die seit langer Zeit in der Branche tätig sind, sodass Sie von jahrelanger Erfahrung profitieren können. Das reicht Ihnen nicht? Für Ihr Wohlbefinden aktivieren wir auch eine Hundestaffel, Berufswaffenträger, und sorgen für eine Vor- und Nachbewachung des Objekts.
- Konzepterstellung
Keine Veranstaltung ist wie die andere, jedes Sicherheitskonzept ist also genau an Ihre Bedürfnisse angepasst. Wir machen eine Gefahrenbewertung und erarbeiten gemeinsam einen individuellen Ablaufplan. Meistens verändert sich die Natur des Events über die Zeit, dementsprechend brauchen wir vielleicht am Anfang mehr Hostessen, dafür für die späteren Stunden mehr Sicherheitspersonal. Und auch die sollen in das Gesamtbild passen, Anzug, Firmenkleidung oder von Ihnen gewünschte Outfits können auch hier den letzten Schliff geben.
Ob Firmenevent, Tagung oder Kongress – wir übernehmen das Teilnehmermanagement für Ihr Event.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage.
Die wichtigsten Fragen & Antworten zu unserem Gästemanagement
Was ist Gästemanagement?
Der Begriff Gästemanagement – auch als Teilnehmermanagement oder Besuchermanagement bezeichnet – umfasst sämtliche Aktivitäten und Prozesse, die mit den Gästen und Teilnehmern des Events in Verbindung stehen. Das Gästemanagement lässt sich dabei in drei verschiedene Stufen einteilen: in Vorgänge und Aufgaben vor, während und nach einem Event.
Was gehört zum Gästemanagement?
Als spezialisierte Teilnehmermanagement Agentur begleiten wir Sie über alle drei Stufen hinweg. Das verstehen wir unter einer Full Service Teilnehmerverwaltung. Welche Aufgaben und Anforderungen für unser Teilnehmermanagement in Hamburg letztendlich anfallen, hängt immer von der Art, dem Umfang und dem Ziel eines Events ab. Individualität, Flexibilität und Kreativität zählen daher auch im Rahmen jeder einzelnen Stufe immer zu unserem Rüstzeug.
Im Fokus steht die Teilnehmerkommunikation rund um die Aufgaben bzw. Themen Save-the-Date, Einladungsmanagement, Aufforderung zur Registrierung, Termin-Erinnerung und finale Informationen zur Veranstaltung. Je nach Umfang und Intention des Events können Sie vor dem Event auch zum Beispiel explizite Programmpunkte, individuelle Faktoren oder auch Zahlungsaufforderungen für kostenpflichtige Aktionen und Inhalte (Workshops, Bühnenshow, Gala Dinner etc.) kommunizieren.
Außerdem kümmern Sie sich in diesem frühen Stadium um die Registrierung, die Anreise der Gäste und Teilnehmer sowie um den aktiven Informationstransfer via funktioneller Website. Auch die Vorab-Ausgabe von Teilnehmerunterlagen oder zum Beispiel von Namensschildern (Badges) zählen zu den möglichen Aufgaben im Bereich Guest Management.
Ganz oben auf der Agenda unseres Teilnehmermanagement Hamburg steht hier der Check-in, der mit einer entsprechenden Hard- und Software unterstützt werden sollte. Möglich sind hier zum Beispiel Bar- oder QR-Codes, über die Teilnehmer auf Namensschildern erfasst werden können. Dies können Sie dann perfekt verbinden mit der Einlasskontrolle und der Verwaltung von Sitzplätzen respektive einer vorgegebenen Sitzplatzordnung. Sie möchten auch während der Veranstaltung mit den Teilnehmern kommunizieren und diese mit aktuellen Informationen versorgen? Das lässt sich jederzeit über eine spezielle Event-App managen.
Unser Gästemanagement in Hamburg ist mit Schluss der eigentlichen Veranstaltung noch längst nicht erledigt. Im Rahmen dieser dritten Stufe versendet unsere Teilnehmermanagement Agentur zum Beispiel Dankesschreiben oder zusammenfassende Highlights des Events. Eine solche Vorgehensweise rundet sowohl Ihre Veranstaltung als auch eine professionelle Teilnehmerkommunikation mehrwertig ab. Eine Highlight-Mail mit starken Bildern lässt die Erinnerung an die Veranstaltung in positiver Erinnerung bleiben.
Das von uns praktizierte Teilnehmermanagement aus Hamburg sorgt auch für genügend Gäste-Feedback für eine analytische Auswertung. Möglich ist dies zum Beispiel in Form von Online-Umfragen oder Online-Fragebögen. Auf diese Weise erhalten Sie durch unser effektives Gästemanagement in Hamburg wichtige Detailinformationen über die Gäste, deren Daten Sie in Ihrem CRM-System erfassen können.
Warum ist ein professionelles Teilnehmermanagement so wichtig?
Die Teilnehmerverwaltung stellt einen wichtigen Teilbereich unseres erfolgreichen Eventmanagements dar. Unser stets gut durchdachtes Gästemanagement in Hamburg gewährleistet von der Planung und der Vorbereitung über die Umsetzung bis hin zur Nachbereitung einen Full Service im Bereich Guest Management mit Niveau, Esprit und Raffinesse.
Davon profitieren Sie nachhaltig im Hinblick auf ein professionelles Guest Management. Schon das Einladungsmanagement ist ein entscheidender Faktor. Ein professioneller Auftritt im Rahmen eines durchdachten und verlässlichen Gästemanagements ebnet hier das Feld für ein gelungenes Event. Aber auch während und nach der Veranstaltung stellt unser Teilnehmermanagement in Hamburg einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar.
Ob die reine Teilnehmerkommunikation, ein individueller Informationstransfer und erst recht der reibungslos funktionierende Ablauf beim Einlass und der Platzverwaltung – mit dem von unserer Teilnehmermanagement Agentur praktizierten Gästemanagement in Hamburg zeigen Sie Professionalität und punkten bei den Eventgästen bzw. -teilnehmern.
Was leisten wir als Eventagentur im Bereich Gästemanagement?
Unser Teilnehmermanagement aus Hamburg ist auf einen individuellen Full Service ausgerichtet. Drei Aspekte stehen innerhalb unseres Leistungsportfolios dabei ganz besonders im Fokus: die transparente und sorgfältige Verwaltung von Teilnehmern, Anmeldungen und Registrierungen, ein stets reibungsloser und schneller Check-in der Gäste sowie eine zielgruppenspezifische Teilnehmerkommunikation, einschließlich eines mehrwertigen Informationstransfers. Zudem erhalten Sie von uns alle Daten rundum die Teilnehmerverwaltung für eine aussagekräftige Bewertung der Gäste-Struktur.
Mit unserem stets individuell ausgerichteten Einladungsmanagement und Gästemanagement in Hamburg unterstützen wir Sie bei Ihrer Eventplanung und -realisierung mit unserem Know-how, unserer Expertise und auch unserer Technik vor Ort. Ob Einladungsmanagement, Gästelisten, Anmeldungen bzw. Absagen, die Reiseverwaltung, Fahrdienst-Lösungen, das erforderliche technische Equipment vor Ort oder auch kreative Geschenke für Ihre Gäste – mit unserer Teilnehmermanagement Agentur als Partner vertrauen Sie auf ein strukturiertes und professionelles Teilnehmermanagement.
Wie könnte das Teilnehmermanagement für Ihr Event aussehen?
Damit Events in Zeiten von Corona, Costcutting und Videokonferenzen nicht an Wirkung und Treffsicherheit verlieren, erfordert ein Guest Management eine lebendige bzw. kreative Besucherkommunikation und eine rundum effiziente Organisation. Immer wichtiger wird in diesem Zusammenhang ein innovatives, elektronisches Teilnehmermanagement.
Beispiele für eine individuelle und flexible Teilnehmerverwaltung:
- einfacher Check-in zu Beginn Ihrer Veranstaltung (offline und/oder online)
- Einlassmanagement mit Face-ID
- bequemer Self Check-in
- Vor-Ort-Namensschilder nach Ihren Design-Wünschen
- Full-Colour-Live-Badging oder zum Beispiel Badge2Go
- Informationstransfer und Kommunikation über zusätzliche Apps
- auf Namensschildern codierte Flächen für eine gezielte Zuordnung
- Übersicht über schon eingecheckte und noch fehlende Gäste
- Einbuchung unangemeldeter Gäste vor Ort
- digitale Daten zur Kategorisierung Ihrer Gäste und Auswertung der Teilnehmerstruktur
- Crew-Navi
- Cashless Payment
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