mehr als 200.000 Gäste
modernste Management Tools
Strategien für alle Eventformate
Professionelles Teilnehmermanagement für Ihr Event
Ihre Experten für Gästemanagement aus Hamburg
Ein perfektes Gästemanagement beinhaltet alle Maßnahmen bezüglich der Teilnehmer in Verbindung mit Ihrer Veranstaltung. Beginnend mit der richtigen Kommunikation (Einladungen, Reminder, Reviews) über die sichere und DSGVO-konforme Erhebung und Verarbeitung der Teilnehmerdaten (Landingpage, Online-Akkreditierungs-Tool) und einer verantwortungsbewussten Planung sowie Durchführung der On-Site CheckIn inkl. der Buchung und Kontrolle der relevanten Ressourcen (Personal, Technik, Drucksachen), bis hin zu der perfekten Ansprache auf dem Event (Concierge, Gastgeschenke) und nicht zuletzt einer quantitativen Auswertung der Teilnehmerdaten.
- Konzepterstellung
Wie werden Ihre Gäste bestmöglich erreicht? Die passende Ansprache an die potenziellen Teilnehmer über die richtigen Kanäle zu den perfekten Zeitpunkten kann eine Wissenschaft für sich sein. Wir entwerfen Ihnen ein Konzept für eine optimale Kommunikationsstrategie.
- Einladungsdesign & -management
Der erste Eindruck ist entscheidend. Wir entwerfen für Sie das Layout für die gesamte Gästekommunikation passend zu Ihrer Event-CI. Entsprechend dieses Layouts werden dann alle Formate für die Kommunikationsstrategie erstellt und versendet. So zieht sich Ihre Event-CI wie ein roter Faden durch die Event-Promotion.
- Responsemanagement & Hotline
Wir geben Antworten für alle Parteien. Sei es in Form einer Hotline bei Rückfragen zum Akkreditierungsprozess für Ihre Teilnehmer oder auch in Bezug auf die bereits erfolgten Anmeldungsdaten. Falls gewünscht erhalten Sie natürlich auch direkte Zugänge zu den Online-Tools.
- Event-Concierge-Service
Wann fährt der nächste Shuttle? Wo kann ich meinen Akku laden? Der nächste Vortrag findet wo statt? Es gibt viele Wege, um auf die Bedürfnisse Ihrer Gäste einzugehen. Event-Apps oder klassische Concierges sind nur zwei Möglichkeiten, wie wir Sie unterstützen können.
- Akkreditierung On- und Offline
Das aufwendigste Tool muss nicht immer das beste Tool sein. Lassen Sie sich von uns beraten und nutzen Sie dann das Tool, das perfekt zu Ihrer Veranstaltung passt. Wir richten alles für Sie ein und betreuen die komplette Durchführung mit geschultem Personal.
- Kreative Gastgeschenke
Wer mag keine Aufmerksamkeiten? Gastgeschenke können eine nachhaltige Erinnerung an das Erlebte, eine Positionierung Ihrer Marke oder den tatsächlichen Nutzen für den Gast bieten. Nur Standard sollten sie nicht sein. Wir sind daher kreativ für Sie.
Ob Firmenevent, Tagung oder Kongress – wir übernehmen das Teilnehmermanagement für Ihr Event.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage.
Die wichtigsten Fragen & Antworten zu unserem Gästemanagement
Was ist Gästemanagement?
Der Begriff Gästemanagement – auch als Teilnehmermanagement oder Besuchermanagement bezeichnet – umfasst sämtliche Aktivitäten und Prozesse, die mit den Gästen und Teilnehmern des Events in Verbindung stehen. Das Gästemanagement lässt sich dabei in drei verschiedene Stufen einteilen: in Vorgänge und Aufgaben vor, während und nach einem Event.
Was gehört zum Gästemanagement?
Als spezialisierte Teilnehmermanagement Agentur begleiten wir Sie über alle drei Stufen hinweg. Das verstehen wir unter einer Full Service Teilnehmerverwaltung. Welche Aufgaben und Anforderungen für unser Teilnehmermanagement in Hamburg letztendlich anfallen, hängt immer von der Art, dem Umfang und dem Ziel eines Events ab. Individualität, Flexibilität und Kreativität zählen daher auch im Rahmen jeder einzelnen Stufe immer zu unserem Rüstzeug.
Im Fokus steht die Teilnehmerkommunikation rund um die Aufgaben bzw. Themen Save-the-Date, Einladungsmanagement, Aufforderung zur Registrierung, Termin-Erinnerung und finale Informationen zur Veranstaltung. Je nach Umfang und Intention des Events können Sie vor dem Event auch zum Beispiel explizite Programmpunkte, individuelle Faktoren oder auch Zahlungsaufforderungen für kostenpflichtige Aktionen und Inhalte (Workshops, Bühnenshow, Gala Dinner etc.) kommunizieren.
Außerdem kümmern Sie sich in diesem frühen Stadium um die Registrierung, die Anreise der Gäste und Teilnehmer sowie um den aktiven Informationstransfer via funktioneller Website. Auch die Vorab-Ausgabe von Teilnehmerunterlagen oder zum Beispiel von Namensschildern (Badges) zählen zu den möglichen Aufgaben im Bereich Guest Management.
Ganz oben auf der Agenda unseres Teilnehmermanagement Hamburg steht hier der Check-in, der mit einer entsprechenden Hard- und Software unterstützt werden sollte. Möglich sind hier zum Beispiel Bar- oder QR-Codes, über die Teilnehmer auf Namensschildern erfasst werden können. Dies können Sie dann perfekt verbinden mit der Einlasskontrolle und der Verwaltung von Sitzplätzen respektive einer vorgegebenen Sitzplatzordnung. Sie möchten auch während der Veranstaltung mit den Teilnehmern kommunizieren und diese mit aktuellen Informationen versorgen? Das lässt sich jederzeit über eine spezielle Event-App managen.
Unser Gästemanagement in Hamburg ist mit Schluss der eigentlichen Veranstaltung noch längst nicht erledigt. Im Rahmen dieser dritten Stufe versendet unsere Teilnehmermanagement Agentur zum Beispiel Dankesschreiben oder zusammenfassende Highlights des Events. Eine solche Vorgehensweise rundet sowohl Ihre Veranstaltung als auch eine professionelle Teilnehmerkommunikation mehrwertig ab. Eine Highlight-Mail mit starken Bildern lässt die Erinnerung an die Veranstaltung in positiver Erinnerung bleiben.
Das von uns praktizierte Teilnehmermanagement aus Hamburg sorgt auch für genügend Gäste-Feedback für eine analytische Auswertung. Möglich ist dies zum Beispiel in Form von Online-Umfragen oder Online-Fragebögen. Auf diese Weise erhalten Sie durch unser effektives Gästemanagement in Hamburg wichtige Detailinformationen über die Gäste, deren Daten Sie in Ihrem CRM-System erfassen können.
Warum ist ein professionelles Teilnehmermanagement so wichtig?
Die Teilnehmerverwaltung stellt einen wichtigen Teilbereich unseres erfolgreichen Eventmanagements dar. Unser stets gut durchdachtes Gästemanagement in Hamburg gewährleistet von der Planung und der Vorbereitung über die Umsetzung bis hin zur Nachbereitung einen Full Service im Bereich Guest Management mit Niveau, Esprit und Raffinesse.
Davon profitieren Sie nachhaltig im Hinblick auf ein professionelles Guest Management. Schon das Einladungsmanagement ist ein entscheidender Faktor. Ein professioneller Auftritt im Rahmen eines durchdachten und verlässlichen Gästemanagements ebnet hier das Feld für ein gelungenes Event. Aber auch während und nach der Veranstaltung stellt unser Teilnehmermanagement in Hamburg einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar.
Ob die reine Teilnehmerkommunikation, ein individueller Informationstransfer und erst recht der reibungslos funktionierende Ablauf beim Einlass und der Platzverwaltung – mit dem von unserer Teilnehmermanagement Agentur praktizierten Gästemanagement in Hamburg zeigen Sie Professionalität und punkten bei den Eventgästen bzw. -teilnehmern.
Was leisten wir als Eventagentur im Bereich Gästemanagement?
Unser Teilnehmermanagement aus Hamburg ist auf einen individuellen Full Service ausgerichtet. Drei Aspekte stehen innerhalb unseres Leistungsportfolios dabei ganz besonders im Fokus: die transparente und sorgfältige Verwaltung von Teilnehmern, Anmeldungen und Registrierungen, ein stets reibungsloser und schneller Check-in der Gäste sowie eine zielgruppenspezifische Teilnehmerkommunikation, einschließlich eines mehrwertigen Informationstransfers. Zudem erhalten Sie von uns alle Daten rundum die Teilnehmerverwaltung für eine aussagekräftige Bewertung der Gäste-Struktur.
Mit unserem stets individuell ausgerichteten Einladungsmanagement und Gästemanagement in Hamburg unterstützen wir Sie bei Ihrer Eventplanung und -realisierung mit unserem Know-how, unserer Expertise und auch unserer Technik vor Ort. Ob Einladungsmanagement, Gästelisten, Anmeldungen bzw. Absagen, die Reiseverwaltung, Fahrdienst-Lösungen, das erforderliche technische Equipment vor Ort oder auch kreative Geschenke für Ihre Gäste – mit unserer Teilnehmermanagement Agentur als Partner vertrauen Sie auf ein strukturiertes und professionelles Teilnehmermanagement.
Wie könnte das Teilnehmermanagement für Ihr Event aussehen?
Damit Events in Zeiten von Corona, Costcutting und Videokonferenzen nicht an Wirkung und Treffsicherheit verlieren, erfordert ein Guest Management eine lebendige bzw. kreative Besucherkommunikation und eine rundum effiziente Organisation. Immer wichtiger wird in diesem Zusammenhang ein innovatives, elektronisches Teilnehmermanagement.
Beispiele für eine individuelle und flexible Teilnehmerverwaltung:
- einfacher Check-in zu Beginn Ihrer Veranstaltung (offline und/oder online)
- Einlassmanagement mit Face-ID
- bequemer Self Check-in
- Vor-Ort-Namensschilder nach Ihren Design-Wünschen
- Full-Colour-Live-Badging oder zum Beispiel Badge2Go
- Informationstransfer und Kommunikation über zusätzliche Apps
- auf Namensschildern codierte Flächen für eine gezielte Zuordnung
- Übersicht über schon eingecheckte und noch fehlende Gäste
- Einbuchung unangemeldeter Gäste vor Ort
- digitale Daten zur Kategorisierung Ihrer Gäste und Auswertung der Teilnehmerstruktur
- Crew-Navi
- Cashless Payment
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