TRAVELMANAGEMENT

PROFESSIONELLES GESCHÄFTSREISEMANAGEMENT

tausende Übernachtungen

tausende bewegte Gäste

Destinationen im In- & Ausland

Wir sind Ihr Experte für Travelmanagement!

Organisation für Business- und Incentive-Reisen

Bevor man sich an die Organisation von Hotel, Flug, Bahn oder Mietwagen macht, sollte man alle Alternativen prüfen. In der Vorbereitungsphase besprechen wir mit Ihnen die Anforderungen an die Transportmittel und Unterkünfte und minimieren dann entsprechend Ihre Kosten. Außerdem behalten wir auch die aktuellen Pandemie-Bedingungen und Umbuchungs-Möglichkeiten im Auge.

Neben der Organisation aller Details während Ihrer Reise ist es nach der Veranstaltung dann ebenso wichtig, die Reisekostenabrechnung mit großer Sorgfalt durchzuführen. Aufgrund der sogenannten Medienbrüche – also digitale und Papierbelege – ist es essenziell, die Abrechnungen umfänglich auf Vollständigkeit zu überprüfen. Dabei sollen mit der Abrechnung nicht nur Kosten während der Reise zurückerstattet werden, sondern auch eine Auswertung und Kontrolle für eine abschließende Analyse der Reise vorgenommen werden.

Die gesamte Zielerreichung einer Reise oder eines Events kann von einer gelungenen Anreise oder einer perfekten Unterkunft maßgeblich beeinflusst werden. Wir begleiten Sie schon bei der Auswahl der richtigen Destination, kontrollieren Verträge und übernehmen für Sie den kompletten Buchungsprozess.

Reisen ist nicht gleich Reisen – auf das richtige Transportmittel kommt es an! Vom nachhaltigen E-Shuttle auf der Straße über Bahn- und Flugreisen bis hin zum Transport per Hafenbarkasse oder sogar dem Chartern ganzer Kreuzfahrtschiffe sind wir für Sie der richtige Ansprechpartner.

Der Teufel steckt im Detail. Deshalb behalten wir für Sie die Übersicht und erstellen Ihnen einen Ablaufplan. Dabei denken wir z.B. auch an Kofferkennzeichnung, Hygiene-Kits, Guides oder Hostess-Service sowie die Planung von touristischen Aktivitäten, Gastgeschenken oder Informationsbroschüren.

Wer bezahlt wie viel? Viele Teilnehmer, viele Kostenpunkte – da kann die Abrechnung schon einmal etwas komplexer werden. Gerne prüfen und erstellen wir für Sie die Abrechnungen, führen alle relevanten Zahlungsvorgänge durch und übernehmen die Auswertung sowie das Controlling.

Flugbuchung, Hotelauswahl, Abreise - wir übernehmen das Travelmanagement für Ihre Reise!

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage.

…oder kontaktieren Sie uns jetzt telefonisch:

Fredrick Kleemichen | 040 – 609 400 650

Die wichtigsten Informationen zu unserem Travelmanagement

Modernes Travelmanagement - Individualität, Flexibilität und Kostenreduktion im Fokus

Businessreisen und auch Incentive-Reisen sind aus dem Alltag von Unternehmen längst nicht mehr wegzudenken. Das Problem dabei: Die Reisen an sich sowie auch die Vorbereitung und die Abrechnung kosten Betriebe viel Zeit und zudem auch viel Geld. Laut einer themenspezifischen Studie des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement) wenden Unternehmen pro Reise im Durchschnitt fast zwei Stunden für die Verwaltung auf. Mit einer von unserer Full Service Eventagentur realisierten All-in-One-Lösung für ein effizientes Travelmanagement minimieren wir nicht nur Ihren Verwaltungsaufwand, sondern gleichzeitig auch die anfallenden Kosten.

Business Travelmanagement - Kosten- und Reisemanagement effizient gestalten

Durch die Digitalisierung und jetzt auch die Corona-Krise hat sich die Reisebranche stark gewandelt. Dies bringt auf der einen Seite neue Anforderungen mit sich, bietet aber auch ganz neue Chancen. Wir nutzen diese neuen Möglichkeiten konsequent aus und realisieren ein Travelmanagement, das von der Planung über die Buchung bis zur Abrechnung auf mehrwertige digitale Prozesse setzt.

Unsere Vorgehensweise basiert dabei auf dem so bezeichneten End-to-End-Prinzip. Im Rahmen dieses modernen Prinzips kümmern wir uns sowohl um Buchungen und etwaige Umbuchungen als auch um die Integration von Reiserichtlinien sowie Reisekosten-Abrechnungen, Reportings und den Datentransfer in nachgelagerte Buchhaltungssysteme.

Unser individuelles Reisemanagement sorgt auch für eine Kostenreduktion

Als nachhaltige und modern ausgerichtete Eventagentur decken wir mit unserem umfassenden Reisemanagement sämtliche Bereiche der Geschäftsreise sowie der An- und Abreise im Rahmen von Events ab. Dabei beschränken sich die von uns konzeptionierten Business-Travel-Lösungen nicht nur auf Single-Source und die klassischen Aktivitäten rundum das Business-Travelmanagement – wir prüfen im Vorfeld sämtliche zur Verfügung stehenden Alternativen und realisieren auf diese Weise ein individuell abgestimmtes Reisemanagement, das alle Möglichkeiten und Gegebenheiten berücksichtigt und zudem die Kostenreduktion optimiert.

Profitieren Sie vom Know-how und der Expertise unserer Reiseexperten

Unsere Spezialisten für das Travelmanagement verfügen im Hinblick auf den Business Travel Markt über stets aktuelle Marktkenntnisse, Know-how und Best-Practice Erfahrungen. Daher ist unsere Eventagentur unabhängig von den Anforderungen und Gegebenheiten jederzeit in der Lage, alle anfallenden Prozesse im konsequent individuellen Rahmen zu optimieren.

Dabei entwickeln wir flexible und auch innovative Ideen und Strategien für die Beschaffungs- und Prozessoptimierung im Rahmen eines ergebnisorientierten und kosteneffizienten Travelmanagements. Natürlich immer auf Basis vorgegebener Reiserichtlinien und persönlicher Präferenzen. Ob modernste Buchungstechnologien oder ausgefeilte Reporting-Services – unsere Agentur überlässt keinen einzigen Punkt dem Zufall und bietet Ihnen alle Vorteile einer renommierten Business-Travel-Company.

Als zuverlässiger Partner an Ihrer Seite gewährleisten unsere Geschäftsreiseexperten eine optimale Planung und Umsetzung Ihrer Reisepläne sowie der Anreise und Abreise bei Veranstaltungen aller Art. Unser Name steht hier für eine Vorbereitung, Umsetzung und stetige Optimierung sämtlicher Abwicklungen und Abläufe nach höchsten Qualitätsstandards.

Unser Leistungsversprechen: Full Service Travelmanagement ohne Kompromisse

Unternehmen, die sich bislang selbst um Geschäftsreisen und die Koordination der Anreise bzw. Abreise von Gästen und Teilnehmern einer Veranstaltung kümmern, müssen in der Regel einen eminent großen Aufwand bewältigen. Dabei muss der gesamte Prozess des Travelmanagements rund um die Reiseplanung, die Buchung, die reibungslos ablaufende Umsetzung und die Abrechnung vollumfänglich stets im Blick bleiben.

Hinzu kommen eventuelle Stornierungen, das Belegmanagement, das Erstellen von Reisekosten-Abrechnungen sowie auch unerwartete Veränderungen bezüglich der Ablaufprozesse. Das kostet Ressourcen und Kapazitäten. Mit unserer Agentur als kompetenten Partner für das Geschäftsreisemanagement können Sie sich dagegen auf Ihre eigentlichen Kernkompetenzen konzentrieren und sich jederzeit auf ein funktionierendes und qualitativ hochwertiges Full Service Travelmanagement verlassen.

Von diesen Vorteilen profitieren Sie dabei nachhaltig:

Buchungskompetenz dank umfassender Netzwerke
Bestpreis-Versprechen für Bahn, Flug, Bus, Mietwagen, Hotel und andere Übernachtungslocations
Schnittstellen zu sämtlichen Anbietern rundum Fluggesellschaften, Autovermietungen und Hotels
End-to-End Prozess für eine transparente und umfassende Abwicklung
Planung, Budgetierung, Buchung, Reisegenehmigung und Abrechnungen - alles aus einer Hand
Qualitätskontrolle und Datenkonsolidierung in einem Prozess
Reporting und Analyse der Reiseprozesse in umfassender Form
Traveller Tracking mit transparenter Darstellung der Reiseaktivitäten
Identifizierung von Optimierungspotenzialen
Individuelle Beratung zu Trends und Optimierungsoptionen
Persönliche Betreuung durch einen expliziten Ansprechpartner

Agentur für Travelmanagement - Zuverlässigkeit und Kompetenz in jedem Bereich

Die Organisation von Geschäftsreisen und Incentive-Reisen gehören zum Business dazu und stellen einen wichtigen Faktor für den geschäftlichen Erfolg dar. Ein wirtschaftlich rentables Geschäftsreisemanagement, das Entlastungs- und Einsparungspotenziale zuverlässig identifiziert und realisiert, ist daher unverzichtbar. Mit unserer Agentur für ein professionelles Travelmanagement setzen Sie auf eine exakte Planung und einen reibungslosen Ablauf. Eine gute Organisation steht dabei immer für Qualität, Effizienz, Zuverlässigkeit und Reaktionsfähigkeit. Unser Travelmanagement lässt sich dabei grob in drei Phasen unterteilen.

Hier steht die Gesamtplanung Ihrer Reise im Mittelpunkt. Inhaltlich kümmern sich unsere Experten für das Business-Travelmanagement um die möglichen Reisedaten, die passenden Transportmittel, entsprechende Unterbringungsmöglichkeiten und die finale Buchung. Dabei haben wir grundsätzlich auch die Wirtschaftlichkeit und die Kostenreduktion fest im Auge. Wie umfangreich dabei die Planung und Organisation der Reise ausfällt, ist immer von zahlreichen Faktoren, wie zum Beispiel der Zahl der Reisenden sowie dem Umfang und der Dauer der Reise abhängig. Steuern Sie mehrere Ziele während einer Reise an, koordinieren wir für Sie die Planung und Organisation Ihres Vorhabens.

Das professionelle Geschäftsreisemanagement unserer Agentur ist mit der Buchung von Flügen, Bustransfers oder Hotels längst nicht beendet. Auch während Ihrer Reise unterstützen wir Sie in jeder Hinsicht. So können unsere Spezialisten für das Geschäftsreisemanagement zu jeder Zeit notwendige Änderungen aufgrund von unvorhergesehenen Problemen, wie zum Beispiel einem Flugausfall, stets zeitnah durchgeführt werden. Wir kümmern uns bei Schwierigkeiten sofort um einen adäquaten Ersatz. Dadurch können Sie sicher sein: Durch unser kompetentes Geschäftsreisemanagement stellen schnelle Änderungen im Hinblick auf die Reiseplanung kein Problem dar.

Nach erfolgreicher Abwicklung der Reise erfolgt die Abrechnung und Auswertung. Unser Business-Travelmanagement erfasst hierbei alle für die Reise angefallenen Kosten. Ob die reinen Beförderungskosten, zusätzlich gebuchte Transportmittel, eventuelle Werbekosten vor Ort oder die Aufwendungen für die Unterbringung – wir schlüsseln sämtliche Kosten im Rahmen einer detaillierten Reisekosten-Abrechnung transparent auf.

Daneben werten wir auch die zur Verfügung stehenden Daten in Bezug auf die Reise bzw. die Reiseaktivitäten aus und stellen Ihnen diese Informationen als Dokumentationen und Reports zusammen. Auch Review-Meetings zählen in diesem Zusammenhang zu unserem Leistungsportfolio.