Ihr nächstes Firmenevent steht an und Sie haben noch keine Idee davon, wie diese aussehen soll. Vielleicht schwirren Ihnen schon erste Gedanken durch den Kopf. Sie haben den Namen einer möglichen Location vor Augen, einen ungefähren Zeitraum im Blick, ein Budget gesetzt und vielleicht auch schon einen Caterer in der engeren Auswahl, den Sie beim letzten Mal gut fanden. Das ist nachvollziehbar und menschlich, führt aber häufig dazu, dass die eigentlich wichtige Frage zu spät gestellt wird. Im Vordergrund sollte vor allem die Frage danach sein, was das Ziel Ihres Firmenevents ist und was dieses bei Ihren Gästen auslösen soll.
Eventagenturen, die das wissen und danach handeln, arbeiten konzeptionell. Dieser Beitrag hilft Ihnen, solche zu finden, erläutert Ihnen, worauf es bei professioneller Eventkonzeption wirklich ankommt und welche Fragen Sie stellen sollten, bevor Sie eine Zusammenarbeit eingehen. Dabei ist es uns ein besonderes Anliegen, dass Sie verstehen, wie sich kreative Eventkonzepte von langweiligen Schablonen, die bereits in der Schublade verstauben, unterscheiden.
Kurz & knapp: Key Facts auf einen Blick
- Kreative Eventkonzepte setzen voraus, dass eine Agentur Ihre Ziele, Ihre Gäste, Ihre Brand Identity und Ihre Haltung tief durchdrungen hat.
- Professionelle Eventkonzeption betrachtet eine Veranstaltung als Gesamtwerk. Dabei wird jedes einzelne Element so gestaltet, dass es zur Botschaft dahinter passt.
- Standardlösungen sind schnell gebucht, aber leider austauschbar. Eine Veranstaltung mit Wiedererkennungswert kann daher nur dann funktionieren, wenn das Konzept von Anfang an auf Sie und Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
- Eine gute Konzeptionsarbeit setzt voraus, dass eine Eventagentur Ihre Erwartungen kennt, bevor sie auch nur eine Idee entwickelt. Ein erstes Gespräch, in dem Sie offen sagen können, was Sie sich von Ihrer Veranstaltung erhoffen, ist dafür die Grundlage.
- Belle Etage Event entwickelt Eventkonzepte, die zu Ihrem Unternehmen passen und nirgendwo sonst genauso hätten stattfinden können.
Welche Agentur bietet kreative Eventkonzepte statt Standardlösungen?
Belle Etage Event ist eine Agentur für individuelle Eventkonzeption und Live-Kommunikation mit dem Schwerpunkt auf exklusiven Firmenveranstaltungen. Der Name ist Programm. Belle Etage Event hat dabei den Anspruch, dass außergewöhnliche Veranstaltungen eine individuelle Handschrift tragen müssen. Damit das gelingen kann, denkt unsere Agentur die Eventkonzeption strategisch, fragt zuerst nach der Botschaft und kümmert sich im Anschluss um die Umsetzung.
Besonders für Unternehmen, die Standardlösungen kennen und hinter sich gelassen haben, ist Belle Etage Event die richtige Adresse. Hier wird nichts von der Stange konzipiert. Welche Wirkung soll die Veranstaltung bei Ihren Gästen hinterlassen? Diese Frage bestimmt jede weitere Entscheidung.
Für welche Arten von Firmenveranstaltungen ist Belle Etage Event der richtige Partner?
Belle Etage Event begleitet Unternehmen bei Firmenveranstaltungen jeder Größenordnung und Ausrichtung. Einen Auszug der Eventformate, für die Belle Etage Event regelmäßig beauftragt wird, finden Sie nachfolgend:
- Hauptversammlungen und Aktionärsveranstaltungen
- Vorstandspräsentationen und Board Meetings
- Kick-off-Veranstaltungen und Jahresauftakte
- Führungskräftetagungen und Executive Retreats
- Strategieklausuren und Offsite-Meetings
- Fachkongresse und Unternehmenskonferenzen
- Produktlaunches und Markteinführungen
- Brand Experience Events und Pressekonferenzen
- Kundenforen und VIP-Abende
- Händler- und Partnertagungen
- Award Ceremonies und Mitarbeiterauszeichnungen
- Weihnachtsfeiern und Jubiläumsveranstaltungen
- Teambuilding-Events im In- und Ausland
- Incentive-Reisen und Incentive-Programme für Top-Performer
Was unterscheidet kreative Eventkonzepte von Standardlösungen?
Kreative Eventkonzepte werden für eine spezifische Veranstaltung entwickelt und nach den Vorstellungen des auftraggebenden Unternehmens kreiert. Vor dem Eingang der ersten Anfrage existieren sie noch nicht.
Viele Agenturen arbeiten mit einem festen Repertoire an bewährten Formaten, die bei Bedarf leicht angepasst werden. Das Motto ändert sich, vielleicht auch die Location. Organisatorisch läuft das natürlich gut, nur überraschen wird das Programm selten jemanden. Noch seltener hinterlässt ein solches Corporate Event einen bleibenden Eindruck.
Konzeptionell arbeitende Eventagenturen gehen anders vor. Sie fragen sich, was diese Veranstaltung bei Ihren Gästen auslösen soll und was davon zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Aus diesen individuellen Antworten entsteht ein Veranstaltungskonzept, das tatsächlich zu Ihren Vorstellungen passt.
Wie erkenne ich als Auftraggeber, ob eine Agentur tatsächlich kreativ arbeitet?
Eine Agentur, die wirklich kreativ arbeitet, zeigt das im Erstkontakt, bevor das fertige Angebot für die Eventkonzeption auf dem Tisch liegt. Fragen Sie im ersten Gespräch, wie die Agentur typischerweise in eine neue Konzeptionsphase startet.
- Werden Sie um ein kurzes Briefing gebeten?
- Wird nach Ihrer Zielgruppe gefragt?
- Wird der konkrete Anlass für das Firmenevent erfragt?
- Erkundigen sich die Eventexperten nach dem, was Sie ausdrücklich nicht möchten?
Geschieht das nicht und kommen sofort Vorschläge, die unpersönlich und generisch wirken und den Anschein eines vorgefertigten Pakets erwecken, sollten Sie hellhörig werden.
Weiterhin können Referenzprojekte helfen. Diese sollten Sie jedoch mit Vorsicht genießen. Aussagekräftiger als das Portfolio ist die Art, wie eine Agentur über frühere Projekte spricht.
- Was war die Ausgangssituation?
- Wie sah der Weg hin zur finalen Idee aus?
- Welche Entscheidungen wurden bewusst getroffen?
- Welche Alternativen wurden im Verlauf verworfen?
Agenturen, die diese Fragen beantworten können, denken konzeptionell.
Welche kreativen Ideen machen eine Firmenveranstaltung besonders?
Kreative Ideen für Firmenevents können erst entwickelt werden, wenn eine Agentur verstanden hat, was der bevorstehende Eventabend bei den Gästen auslösen soll, und von diesem Punkt aus zu denken beginnt. Nur so kann es gelingen, eine Firmenveranstaltung der besonderen Art zu erschaffen.
Wie entsteht eine kreative Idee für ein Eventkonzept, das zum Unternehmen passt?
Eine Idee ist dann stark, wenn sie so und in dieser Form nur bei Ihnen hätte kreiert werden können. Das setzt voraus, dass die Agentur Ihre Unternehmenskultur, Ihre Gäste, Ihre Zielgruppen, Ihre Werte, Ihre Haltung und Ihre Botschaft kennt, bevor sie auch nur einen Vorschlag macht. Ein Jubiläumsabend für ein Familienunternehmen mit 80-jähriger Geschichte ist auf ein anderes Eventkonzept angewiesen als ein Kick-off für ein junges, schnell wachsendes Start-up.
Wie finde ich eine Agentur für professionelle Eventkonzeption und Live-Kommunikation?
Die Suche nach der richtigen Agentur beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme der eigenen Anforderungen. Danach ergibt die Agentursuche Sinn. Bevor Sie Agenturen kontaktieren, sollten Sie zumindest grob wissen, wie viele Gäste erwartet werden, wer die Zielgruppe ist, welcher Anlass der Grund für das Firmenevent ist und welche Erwartungen Sie an die Agentur haben. Eine Antwort auf diese Fragen erleichtert Ihnen die Agenturwahl erheblich und ist gleichzeitig die Grundlage für jedes gute Briefing.
Welche Kriterien sollte ich bei der Agenturwahl berücksichtigen?
Bei der Agenturwahl zählen im Wesentlichen vier Kriterien, die Sie für die Auswahl heranziehen sollten.
- Konzeptionskompetenz: Hat die Agentur nachweislich eigene Formate entwickelt, oder setzt sie primär auf bewährte Bausteine?
- Netzwerk und Umsetzungsstärke: Verfügt die Agentur über zuverlässige Partner für Location, Catering und Eventtechnik?
- Kommunikation: Reagiert die Agentur schnell und auf Augenhöhe? Gute Zusammenarbeit setzt voraus, dass beide Seiten offen kommunizieren, auch wenn Ideen verworfen werden müssen.
- Referenzen im vergleichbaren Rahmen: Eine Agentur mit Erfahrung in großen, öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen muss nicht zwingend die richtige für eine exklusive Firmenveranstaltung mit 40 Personen sein, und umgekehrt.
Was umfasst eine professionelle Eventkonzeption für Unternehmensveranstaltungen?
Professionelle Eventkonzeption fasst alle Elemente einer Veranstaltung zu einer dramaturgisch stimmigen Erfahrung zusammen. Viele Unternehmen denken bei der Planung zunächst in einzelnen Kategorien.
Welche Location kommt in Frage? Welches Budget steht zur Verfügung? Wie viele Gäste sollten eingeladen werden? Wann soll das Event stattfinden?
Das ist nachvollziehbar, denn diese Bereiche sind Teil eines Gesamtkonzepts. Was dabei leicht verloren geht, ist die übergeordnete Frage, wie sich alle Elemente so miteinander verbinden lassen, dass die Gesamtveranstaltung in sich stimmig ist.
Diese Frage steht bei professioneller Eventkonzeption am Anfang. Sie legt fest, was bei einer Veranstaltung passiert, aber auch warum es in dieser Reihenfolge, in diesem Rahmen und mit dieser Atmosphäre passiert.
Welche Rolle spielen die Locationrecherche, das Catering und das Rahmenprogramm bei der Konzeption?
Die Location, das Catering und das Rahmenprogramm behandelt Belle Etage Event als konzeptionelle Puzzleteile, die von Anfang an miteinander verbunden werden. In ihrer Gesamtheit entscheiden sie darüber, ob eine Veranstaltung funktioniert. Der rote Faden ist dabei immer derselbe:
- Was ist das Ziel der Veranstaltung?
- Wer sitzt im Raum?
- Und was passt zu diesem Unternehmen?
Diese drei Fragen ziehen sich durch jede einzelne Entscheidung.
Bei der Locationrecherche werden die Veranstaltungsorte demnach nicht nur nach Verfügbarkeit ausgewählt. Relevant ist in erster Linie, inwieweit die Location zur gewünschten Botschaft und zur geplanten Gästestruktur passt. Eine Industriehalle sendet ein anderes Signal als ein Landhaus und eine Location in der Innenstadt wird andere Gästegruppen ansprechen als ein Herrenhaus in einer ländlichen Gegend.
Das Rahmenprogramm wird am häufigsten als Füllmasse behandelt und am stärksten unterschätzt. Wird ein Rahmenprogramm nachträglich eingekauft, sieht man. Es passt nicht ganz und fühlt sich zu gewollt an. Das wiederum hat zur Folge, dass es den Gästen selten in Erinnerung bleibt. Entwickelt sich das Programm aus dem Konzept heraus, hat es die Chance, zum stärksten Teil des Abends zu werden.
Das Catering-Konzept folgt bei Belle Etage Event denselben Leitfragen wie die Location und das Rahmenprogramm. Was ist das Ziel des Abends, wer sind die Gäste, und was passt zu diesem Unternehmen? Ein mehrgängiges Menü schafft eine gewisse Verbindlichkeit. Gäste bleiben am Platz und kommen schnell ins Gespräch. Ein Stehdinner gibt ihnen Freiheit, sich im Raum zu bewegen und selbst zu entscheiden, mit wem sie den Abend verbringen. Beide Formate können richtig gut sein. Welches es schlussendlich wird, hängt in erster Linie davon ab, welche Art von Abend es werden soll.
Was bedeutet Live-Kommunikation im Kontext von Firmenveranstaltungen?
Kein anderes Kommunikationsinstrument erreicht Menschen so unmittelbar wie die Live-Kommunikation. Auf Firmenveranstaltungen können Sie sich diese Funktionsweise zunutze machen. Exakt das macht auch Belle Etage Event. Unsere Agentur ist auf die Konzeption und Realisierung von Live-Markenerlebnissen spezialisiert, bei denen Unternehmensbotschaften erlebbar gemacht werden. Das Prinzip dahinter ist einfach, aber wirksam. Mit interaktiven und multisensualen Erlebnissen integrieren wir emotionale Elemente in die Produkt- und Markeninszenierung.
Häufig gestellte Fragen zur Konzeption kreativer Eventkonzepte
Sollte Ihre Frage hier nicht dabei sein, nehmen Sie gerne direkt Kontakt mit Belle Etage Event auf. Eine erste Einschätzung zu Ihrem Vorhaben ist unkompliziert möglich.
Wie früh sollte ich eine Agentur für meine Firmenveranstaltung einbinden?
Bei exklusiven Firmenveranstaltungen mit individuellem Konzept empfehlen wir eine Agentur mit einem Vorlauf von mindestens vier bis sechs Monaten zu kontaktieren. Beliebte Locations sind zu attraktiven Terminen selten spontan verfügbar, und eine fundierte Konzeptionsphase braucht Zeit. Bei kürzeren Vorlaufzeiten ist zwar auch noch vieles möglich, seriöse Agenturen machen aber transparent, mit welchen Einschränkungen Sie möglicherweise rechnen müssen.
Was kostet eine professionelle Eventkonzeption?
Die Kosten für die professionelle Eventkonzeption hängen von unterschiedlichen Faktoren ab und lassen sich leider nicht pauschal beziffern. Seriöse Agenturen wie Belle Etage Event geben Ihnen nach einem ersten Gespräch eine realistische Einschätzung der Gesamtkosten und trennen dabei transparent zwischen Konzeptionsleistung und Umsetzungsbudget.
Wie läuft der Konzeptionsprozess bei Belle Etage Event ab?
Unsere Arbeit beginnt mit einem ausführlichen Briefing-Gespräch. Dabei möchten wir verstehen, welche Botschaft hinter Ihrer Veranstaltung steckt, wer Ihre Gäste sind und welcher Anlass hinter dem geplanten Firmenevent steckt. Auf dieser Basis entwickeln wir einen Konzeptvorschlag. Erst wenn das Konzept ihrerseits freigegeben ist, beginnt die detaillierte Umsetzungsplanung mit Locationrecherche, Dienstleisterauswahl, Ablaufplanung und Vor-Ort-Begleitung.
Ist Belle Etage Event als Eventagentur auch außerhalb von Hamburg tätig?
Belle Etage Event ist in Hamburg ansässig und realisiert Firmenveranstaltungen vorwiegend in Hamburg und dem norddeutschen Umland, aber auch deutschlandweit. Incentive-Reisen und Incentive-Programme planen und begleiten wir auch international, gemeinsam mit einem bewährten Partnernetzwerk vor Ort.
Ab welcher Gästezahl lohnt sich eine professionelle Eventkonzeption?
Eine pauschale Grenze von Gästen, ab welcher sich professionelle Eventkonzeption lohnt, gibt es nicht. Belle Etage Event arbeitet daher mit Unternehmen, bei denen der Anspruch an die Veranstaltung hoch ist, unabhängig von der Größenordnung.
Jan Adebahr
Jan Adebahr ist Gründer und Managing Partner der Belle Etage Gruppe. Mit der Gastgeber-DNA einer Hamburger Kultmarke entwickeln er und sein Team Corporate Experiences und Hospitality-Konzepte, die Unternehmen dabei unterstützen, als Gastgeber zu begeistern. Sein Fokus liegt in der strategischen Eventkonzeption auf der Verbindung von Live-Kommunikation, Food und Hospitality – für Begegnungen, die Menschen verbinden und Marken nachhaltig stärken. Denn Menschen erinnern sich selten an den Ablauf, aber immer daran, wie sich ein Abend angefühlt hat.
